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記者陳雯萍/高雄報導
疫情遠距教學期間,多數大學採取分流上班,傳統行政作業受到嚴峻挑戰,尤其關係到學生助理、薪資造冊等重要工作,會因實體文件傳遞簽核流程,面臨致礙難行窘境,使不少學校被迫緊急啟動email、電子簽名等彈性應變辦法。創下國內最大併校規模的高科大,卻未見此困擾,原因在於2019年底,便啟用薪資電子簽證流程,即是在併校後即展開大量數位化、線上化工程,展現資訊化的遠見。

校長楊慶煜表示,併校後的高科大擁有五個校區,所有的文件流通,雖然已經有非常完善的交換機制,多數文件也都在可預期的時間內順利完成,但他一直認為:「一所科技大學,如果可以用科技辦法,處理掉繁瑣的紙本業務,應是對學生最好的科技應用示範。」,為了提升併校後的效率,「畢竟跨了這麼多校區,需要發展一套全新的思維,是當初的構思」。

在併校初期,一邊整合原各校之各類行政標準流程,一邊同步展開各種申辦作業線上化的工程,例如會議室借用、公務車使用登記、電子公文傳遞等,在很多大專校院都已做了,但攸關金流的事情挑戰就更大了。楊慶煜強調,「高科大每年有超過10億元的各類計畫執行,助理薪資每個月是固定3,500筆的紙本在走流程,萬一交換過程弄丟了,或者壓在大量的公文書中遺漏了,會製造非常多重複的行政作業影響整體效率,這是一個非常值得改善的工作」。

「目前,第一階段已經先完成校內助理薪資的線上辦理系統,從送出薪資申請開始,所有的附件資料、簽核憑證,完全按照中央主管機關的高標準做開發。」從2019年底就正式上線,運作至今已非常成熟。

今年疫情突然爆發,高科大在週六(5月15日)宣佈二天後,即5月17日即開始全面分流居家辦公,錢事反而完全不需要傷腦筋,「每個月固定處理的3,500筆薪資,都正常運作,甚至這套線上系統,隨時可以納入全校所有的經費核銷工作」。

楊慶煜校長表示,在整合系統的過程中,推動「無紙化、線上化」的方式,連最謹慎保守的金流,也鼓勵主管突破。「連募款,我們也都加入LINE Pay的線上付款機制。」因而,也常收到LINE Pay交易金額上限的捐款,連網路銀行輸入帳密、插卡都不需要,利用手機就完成整個金流。

楊慶煜說,高科大最不缺的就是開發的專業人力和創意,近期相當多的線上化系統,事實上都是校內電算中心開發的。

為便利繳款,財務處也與一卡通、臺灣企銀等單位洽談合作,校內師生同仁除了可使用LINE Pay繳費外,學雜費也納入「嗶嗶繳」的繳款方式,擴大行動繳費通路。

為便利支付,財務處自109年2月開始循序推動網銀支付,利用網路銀行電子憑證認證安全機制進行付款電子簽核,單在今年(110年)一至五月,網銀支付筆數高達9萬餘筆,支付金額逾20億元。

「以高效率的網路簽核取代傳統遞送紙本支票的人工作業,可以減少各校區及銀行間人力往返奔波的成本,且全面數位化的支付作業流程,急件可當天完成付款,縮短付款期程約2-3天」,高科大財務長魏裕珍表示,在出納服務的部分,提高數位支付的應用,就能有效率地提供便捷快速的出納服務。

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